[ld-idee] paginata di spunti

[Fabio Mora (GalLUG)]

Ciao Guido,

ho pensato di ampliare un po' la sezione, forse ho scritto proprio un how-to
più che dei tips.
Serve qualche occhio attento per revisionarla e controllare che io abbia
interpretato bene le linee guida.

Eccola qui sotto.

f

_____________

*1 - Cerca persone che possano aiutarti.
*Organizzare una manifestazione è un'operazione che richiede impegno
costante, a volte per mesi.

Per questo, se sei il responsabile del gruppo, avrai bisogno di cercare
buoni collaboratori.

Tutti possono dare una mano, ma in particolare presta attenzione a queste
figure:
- Il responsabile: coordina il lavoro del gruppo, organizza gli incontri,
tiene aggiornati tutti sul procedere del lavoro;
- I tecnici: si occupano di fornire e configurare gli strumenti per il
LinuxDay;
- I comunicatori: tengono i rapporti con l'esterno e promuovono l'evento;
- I relatori: animeranno di fatto la manifestazione, resta in contatto con
loro se sono degli ospiti;
- Grafici, disegnatori, creativi…: sono preziosi, un evento curato nel suo
brand è spesso sinonimo di qualità;
- Fotografi, cameraman, fonici…: hai pensato a tenere memoria della tua
giornata e ad i podcast degli interventi?
- Simpatizzanti senza particolari competenze: non meno importanti. Potrà
capitare di spostare decine di monitor, cablare una stanza, trasportare pile
di sedie, aver bisogno di un furgone,

Quasi certamente capiterà che una sola persona dovrà assolvere a molti di
questi incarichi, ma ricorda che è importante fare qualcosa che piace e su
cui si è preparati!
Se ne avete la possibilità trovatevi spesso, per rivedere il lavoro o per
farlo insieme.
Ogni volta che concludete un incontro, lasciatevi con un impegno per la
volta dopo; è bene che il responsabile se lo appunti.
Datevi le giuste deleghe, stabilite un paio di responsabili per la stessa
attività, evitate che il lavoro si ingolfi perché uno di voi ha l'influenza
o perché è al mare (beato lui!).
Trovate un modo per restare in contatto: una mailing list potrebbe essere
alla portata di tutti. Se invece qualcuno non è abituato ad usare le email,
il responsabile non deve dimenticarsi di lui.
E infine, non dimenticare che nella tua città potrebbe esserci qualcuno che
ha già in mente di organizzare il LinuxDay: forse potete unire le forze e le
risorse.


*2 - Stabilite un tema ed una scaletta
*Considerate le vostre competenze, gli ospiti che avete intenzione di
invitare, le risorse che avete.

*"Il Linux Day si rivolge principalmente al grande pubblico. Questo non
esclude la possibilità di trattare argomenti avanzati e specialistici,
tuttavia è necessario non trascurare attività e interventi destinati agli
utenti meno esperti", cit Linee Guida p.2.*

Pensate a chi volete rivolgervi: ai tecnici, ai giovani, a degli studenti, a
tutti?
Considerate il tema nazionale e rifinitelo come meglio credete.
Se proprio non riuscite ad affrontarlo abbozzatene un altro, dategli un
titolo e preparate una descrizione di un paio di righe.
Sempre facendo attenzione alle Linee Guida.


*3 - Scegliete una location
*- I comuni: spesso hanno spazi da offrire ai gruppi ed in particolare alle
A.P.S. (Associazioni di Promozione Sociale), nelle quali probabilmente
rientra il vostro L.U.G.. Potete provare a chiederli con una richiesta di
patrocinio, indirizzata al Sindaco ed al suo settore Socio-Culturale. Usate
largo anticipo, se lo fate prima della pausa estiva, è sicuramente meglio.
- Le scuole: se avete intenzione di contattare una scuola, le superiori ITIS
ad indirizzo informatico o elettronico spesso sono molto contente di
ospitare la manifestazione a titolo gratuito. In più vi garantiscono degli
"spettatori".
- Per altre location (teatri, tendoni, sale conferenza, aziende dei soci)
spazio alla fantasia e occhio… al bilancio.

Una nota speciale meritano:
- sedi di altri enti, associazioni, pro loco, parrocchie, oratori, partiti.
*Dal p.4 Linee Guida "L'organizzazione della manifestazione non deve essere
in alcun modo legata ad attività di gruppi politici, religiosi o di
qualunque altro tipo che non perseguano le finalità della manifestazione
stessa".
*In breve, siate neutrali, non fatevi strumentalizzare.
L'ente che vi fornisce lo spazio deve non deve chiedervi di intervenire
nell'organizzazione e non deve promuovere la vostra attività nel contesto
delle proprie.
Considerate che comunque è particolarmente difficile restare neutrali nelle
sedi di partito.

*
*

*4 - Bilancio, raccolta delle risorse, sponsorizzazioni e pubblicità*

Una volta stabilito il piano di lavoro ed una agenda, stendete un prospetto
di bilancio, per capire quale cifra vi servirà per gestire il LinuxDay.
In questa fase rientra: la richiesta dei preventivi, il calcolo del rimborso
spese per gli ospiti, la stipulazione delle convenzioni necessarie, la
richiesta di autorizzazioni, il compenso per le prestazioni di servizi.

Dal p.6 delle linee guida si evince che donazioni e finanziamenti sono
ammessi fintanto che si mantiene la finalità di promozione del software
libero. Potete interpellare enti, aziende e privati.
Attenzione perché si tratta di operazioni economiche, perciò in base alla
tipologia del vostro gruppo (gruppo non riconosciuto, A.P.S, azienda),
dovete conoscere a quali norme fiscali siete soggetti.

*Riportiamo uno schema sintetico le A.P.S.*

Fintanto che svolgete attività istituzionale, potete finanziarvi senza dover
versare imposte con:
- Le quote associative
- Le donazioni da enti pubblici (anche extraterritoriali)

Rientrano poi tra le attività decommercializzate e richiedono la semplice
ricevuta:
- I versamenti dei soci per lo svolgimento delle attività istituzionali
- Raccolte di fondi occasionali, in occasione di eventi e celebrazioni (tra
cui rientra il LinuxDay)

Per la raccolta di *pubblicità* e le *sponsorizzazioni*, l'associazione deve
invece aprire di una P.IVA, perché sono definite dal legislatore come
operazioni sempre commerciali (producono reddito imponibile al fine del
calcolo imposte).
L'apertura della P.IVA ha costo nullo, ma va fatta comunicazione alla
S.I.A.E. di tale operazione.
Considerate che, in base al regime fiscale adottato, dovrete assolvere agli
obblighi fiscali previsti.
Un regime semplificato per le associazioni è l'ex Legge 398/91, che prevede
il calcolo di IVA, IRES, IRAP in modo semplificato.
Se il vostro statuto lo prevede, dovrete affidarvi ad un revisore dei conti.


*5 - La promozione dell'evento
*In generale, non dare per scontato che la gente sappia che c'e' il Linux
Day, ne' tantomeno che venga spontaneamente a visitare questo sito per
trovare la tua manifestazione. Il successo del tuo evento dipende
soprattutto da te!
La prima cosa che dovete fare, è preparare un comunicato stampa breve,
sintetico ed efficace. Scriveteci:

- Chi siete e breve presentazione del gruppo
- Presentazione dell'iniziativa nazionale
- Presentazione dell'iniziativa locale: talk, tavole rotonde, workshop, ecc.
- Location, data ed orari, come arrivare
- Canali pubblicitari adottati e prospetto di adesioni
- Contatto del responsabile e numero di telefono

Preparate minuziosamente i comunicati per i giornalisti, per evitare loro
strafalcioni.


*6 - I canali per comunicare*

*Materiali autoprodotti e autodistribuiti
*I manifesti ed i volantini stampati sono un classico.
Sono la soluzione più economica in termini di denaro che esce dalle tasche
del gruppo, ma più onerosa in termini di tempo e spostamenti, di solito chi
si "immola" a questo compito, se lo fa bene è si accolla un lavoro davvero
pesante.
Se non avete altra soluzione, stabilite un elenco di luoghi in cui
diffonderli, delle aree e datevi dei tempi per farlo.
Ricordate che i manifesti affissi verso suolo pubblico (marciapiedi,
bacheche, vetrine) vanno sempre fatti timbrare all'ufficio AIPA (Agenzia
Italiana Pubbliche Amministrazioni) comunale (o provinciale dove assente),
la tariffa varia in base alla città, di solito non supera le decine di
centesimi a manifesto.

*Manifesti e poster affissi da terze parti
*Delegare i manifesti all'ufficio affissioni è più costoso, ma garantisce un
impegno minore per i soci e più alta probabilità di successo.
Prenotiamo qualche mese di anticipo gli spazi all'ente preposto la gestione
di questi spazi.
Di solito sono anche qui le AIPA locali, ma ne esistono anche di privati.
Dovrete farvi stampare i manifesti da una tipografia a tempo debito, almeno
una settimana prima dell'uscita affissione.
I formati più diffusi sono il 70x100 cm, 100x140 cm ed il 600x300 cm.

*Direct Emailing
*Manda una mail di invito alle persone del tuo territorio. Sindaci,
consiglieri ed assessori comunali, docenti, associazioni... Fai in modo che
partecipino e scoprano cos'e' il software libero, chissa' che non se ne
incuriosiscano e non se ne interessino maggiormente in futuro. Meglio ancora
se lo fai entro inizio ottobre, in modo che possano mettere l'appuntamento
nella loro agenda e fare un salto a dare una occhiata.

*Media locali
*Manda un comunicato stampa ai giornali ed alle radio locali, allegando un
contatto di riferimento ove chiedere maggiori informazioni in merito alla
tua manifestazione (e magari al concetto stesso di "software libero" e
compagnia). Essi sono un potentissimo mezzo promozionale, vale la pena
sbattersi un pochino per ottenere un annuncio, una pubblicazione, un
articolo o un intervento. Prima lo fai e meglio e': le edizioni sono
schedulate con criteri rigidi, non e' detto che tu arrivi in tempo per far
parlare di te prima del 22 ottobre, precipitati subito. Le conoscenze
dirette in questo campo aiutano molto.

*Scuole*
Se ci sono dei Licei Scientifici o degli Istituti Tecnici Industriali, cerca
un contatto con loro. Potrebbero inoltrare l'invito ai loro studenti e forse
anche patrocinarvi.

*Web
*Se il tuo gruppo ha un sito web pubblica in homepage in modo ben evidente
l'annuncio dell'imminente appuntamento, la data (22 ottobre 2011) e tutte le
indicazioni del caso (ora e luogo del tuo evento, programma, contenuti...).
Ovviamente puoi dedicare una pagina separata ove pubblicare le informazioni
dettagliate, ma comunque accertati di riportarne il link ben visibile in
homepage.
Fai altrettanto coi siti ed i blog dei membri del gruppo! Per comodita'
abbiamo preparato un banner che ciascuno puo' includere nel proprio website
onde informare i suoi visitatori, ma va bene un qualsiasi altro tipo di
annuncio.
E poi se ti avanza qualche forza ADS, Twitter, Facebook, identi.ca,
newsletters… spazio alla fantasia!

*
*

*7 - Prima e durante il LinuxDay*

Fate il punto.
- Chiama i relatori qualche giorno prima per sapere se hanno qualche
necessità particolare.
- Controlla il materiale tecnico, funziona tutto? Evita di trovarti a
cercare un cavo video per il proiettore due giorni prima dell'evento.
- Ricordati di comprare una copia dei giornali locali sui quali siete stati
pubblicati e di registrare gli altri passaggi sui media locali.
- Fai qualche foto della manifestazione, e pubblicale sul tuo sito. Sia
perche' e' bello tenere una traccia storica degli eventi che si fanno
insieme, sia perche' le foto piacciono sempre ai visitatori di passaggio.
- Preparare un rinfresco fa sempre una bella figura.
- Se decidi di fare il nerd anche oggi, cerca di non esserlo troppo da
spaventare la gente.


*8 - Dopo il LinuxDay*

- Pubblica i documenti prodotti a supporto degli eventuali talk in
programma, siano essi slides OpenOffice (o PDF), grafici, video e
quant'altro. In questo modo chi e' intervenuto all'evento potra'
riconsultare con piu' calma le informazioni raccolte nella giornata, chi non
e' riuscito a venire potra' comunque farsi una idea di quello che si e'
perso, ed e' comunque tutta documentazione in piu' resa pubblica
sull'Internet.
- Rivedi la rassegna stampa, hai tutto?
- Riporta il furgone possibilmente intero, all'amico che te l'ha prestato.
- Fai una riunione di verifica, con tutti coloro che hanno organizzato.
Segnatevi in un documento: cosa è andato bene, cosa è andato male, cosa si
potrebbe migliorare. Vi servirà per l'anno prossimo.



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2011/8/22 Roberto Guido <bob4mail@gmail.com>

> Poiche' stiamo raccogliendo qui un po' di spunti ed idee sia per la
> promozione che per l'implementazione dei vari Linux Day, ho ben pensato di
> raccoglierli su una apposita pagina del sito
>
> http://www.linuxday.it/tips
>
> Se vi piace vedro' di linkarla nella pagina di sottoscrizione al sito, in
> modo che non passi inosservata, e ne riporteremo il link nella mail di
> annuncio di apertura delle registrazioni.
>
> Vedro' man mano di popolarla con gli altri suggerimenti che arriveranno e
> che avranno un minimo di consenso, nonche' coi materiali discussi sinora
> (modello di comunicato stampa, modello per i patrocini, slides per la
> "storia di Linux"...), comunque mi sono permesso di mettere un paio di punti
> (gli ultimi due) di mia iniziativa (pubblicazione di foto e documenti).
>
>
> p.s.: si, lo so, ci sono da mettere delle lettere accentate vere. Ma ho una
> tastiera americana (dunque, senza lettere accentate), ogni volta devo fare
> copia&incolla dalla Character Map, e sono pigro: quando ho finito sistemo
> tutto :-P
>
> --
> Roberto -MadBob- Guido
> http://www.madbob.org
>
> --
> Mailing list info: http://lists.linux.it/**listinfo/linuxday-idee<http://lists.linux.it/listinfo/linuxday-idee>
>