[Scuola] [Semi OT] Gestione delle e-mail

[luca menini]

Nel "mondo della normativa" dovreste avere un protocollo informatico
(che gestisce anche i fascicoli elettronici) e una PEC.
Cosi' e' per il Codice dell'Amministrazione Digitale.
Anche il "nuovo CAD" approvato dal Consiglio dei Ministri venerdi'
scorso conferma questo.
Anzi l'obbligo e' rafforzato.


Il 22 febbraio 2010 13.30, Elphio <cassonetto@libero.it> ha scritto:
> Il nostro istituto ha 2 account di posta (uno @istruzione.it e l'altro
> @tin.it).
> L'addetto scarica la posta tramite webmail ogni giorno alle 8 e alle 12. Le
> mail vengono stampate, consegnate al dirigente che le legge e le "elabora".
> L'addetto alla posta è anche l'addetto al protocollo, così, quando le mail
> devono essere protocollate, lo fa direttamente.

Il caro vecchio "libro posta" ...
Se avete un protocollo informatico, collegandogli l'e-mail, la stampa non serve.

> Può capitare che un altro dipendente debba inviare una mail (es. ordine
> materiale, invio materiale ai tipografi, richiesta preventivi per gite ecc)
> e per non gravare sul dipendente addetto alla posta, il DSGA ha fornito la
> password della posta a tutto il personale. Questo ha anche il vantaggio, a
> detta del DSGA, in caso di assenza dell'addetto alla posta, di poter
> sostituire immediatamente il dipendente.
> Io trovo questa gestione delle mail "pericolosa" perché un utente poco
> esperto potrebbe cancellare le mail.

Per la normativa, e' il protocollo che gestisce l'entrata/uscita dei documenti.
Se voi gestite i fascicoli cartacei, i documenti sono SOLO cartacei.
Quindi fa sempre e solo fede la stampa.
E' ridondante conservare le e-mail.
Se invece avete il protocollo informatico collegato alla casella di
posta, non e' possibile ad un utente cancellare documenti
protocollati.


> Voi come migliorereste la situazione?

Userei 1 sola casella di posta istituzionale per la posta in arrivo.
Questa casella va registrata qui: http://indicepa.gov.it/
Per la normativa dovrebbe essere una PEC. Pero' a quel punto se chi vi
scrive non ha a sua volta la PEC ... si attacca ;-)
Se non avete il "fascicolo elettronico" collegato al protocollo
informatico, quando l'addetto ha stampato l'e-mail, non c'e' nessuna
ragione di conservare la posta elettronica.
Il "documento" e' quello che tu hai stampato.
A quel punto fa fede il fascicolo cartaceo.

Per la posta in uscita, che per la normativa andrebbe sempre
protocollata, la cosa piu' semplice e' che ogni addetto abbia una sua
casella di posta (anche questo sarebbe un obbligo della normativa
...).
Anche qui "a fascicolo" probabilmente mettete la stampa.
Quindi conservare la posta non serve.

Ciao.
luca

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