[Scuola] Best Practice per l'organizzazione di cartelle condivise in segreteria

[Iron Bishop]

L'annoso problema delle cartelle condivise è comune a tutti gli ambienti
lavorativi,  in quanto la stessa area deve sopperire alle esigenze di tutti
gli utenti, e ognuno vuole una cosa diversa, ammesso che sappia cosa vuole.

Di quanti dati parli? 1 TB? 100 TB?

La soluzione sembrava essere "spiegare alle persone come usare lo spazio".
Ma dopo anni di tentativi e studi, tutti quanti hanno lasciato perdere: sia
perché lo spazio disco diventa sempre meno costoso, sia perché sono stati
trovati modi di ottimizzare lo spazio. E poi ovviamente, ognuno ha un'idea
diversa di come "dovrebbe essere usato" lo spazio.

Le strade migliori, con la considerazione che in ogni caso prima o poi
dovrai comprare altro spazio, al momento sono:

- usare un filesystem con deduplica: mitiga il problema dei doppioni e in
molti casi abilita la compressione di alcuni tipi di dati
- stabilire una politica di archiviazione: i dati non
movimentati/letti/modificati da oltre tot anni (5? 10?) verranno spostati
su storage di costo minore (vecchio/lento/cloud...)
- stabilire una politica di scadenza: i dati non
movimentati/letti/modificati da oltre tot anni (5? 10?) verranno
cancellati... occhio a eventuali obblighi di legge sulla data retention!

Per quanto riguarda la deduplica, FreeNAS usa ZFS che la supporta. Se nel
tuo caso devi cambiare filesystem, tieni presente che questo probabilmente
comporta rifare/copiare da capo tutto il contenuto, perché la conversione
difficilmente funzionerà.

Per archiviare/spostare i dati vecchi, a seconda della complessità, può
bastare rsync. Facendo le necessarie considerazioni sul costo, potresti
anche decidere di archiviare la roba vecchia su strumenti come Amazon S3
Glacier (o altri fornitori, esistono ormai centinaia di soluzioni
https://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_online_backup_services ).

Ciao.


Il giorno ven 26 lug 2019 alle ore 12:14 Elphio <elphio@gmail.com> ha
scritto:

> Buongiorno lista. Sono oramai diversi anni che sono iscritto al vostro
> gruppo e prendo spesso spunto dalle vostre discussioni per gestire al
> meglio il nostro istituto.
> Avrei una richiesta per voi.
> Attualmente abbiamo un server smb (su freeNAS) con alcune cartelle
> condivise che servono per lo scambio di file tra colleghi ed uffici (client
> Win10 pro :( ...).
> Più passa il tempo e più la gestione delle cartelle diventa sempre più un
> problema. Tra file duplicati in svariate sottocartelle e file scritti anche
> 10 anni fa e mai più toccati non si capisce più nulla.
> Inoltre le dimensioni del backup iniziano ad essere importanti e non più
> facilmente gestibili.
>
> Vorrei sapere come voi organizzate le risorse nelle vostre scuole e capire
> come organizzare al meglio questo problema.
> _______________________________________________
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