[Scuola] [Semi OT] Gestione delle e-mail

[Elphio]

Volevo sapere come gestite le e-mail nei vostri istituti.
Non strettamente dal punto di vista tecnico quanto dal punto di vista
organizzativo.

Faccio un esempio della mia realtà (che a mio avviso non gira come
dovrebbe).

Il nostro istituto ha 2 account di posta (uno @istruzione.it e l'altro @
tin.it).
L'addetto scarica la posta tramite webmail ogni giorno alle 8 e alle 12. Le
mail vengono stampate, consegnate al dirigente che le legge e le "elabora".
L'addetto alla posta è anche l'addetto al protocollo, così, quando le mail
devono essere protocollate, lo fa direttamente.

Può capitare che un altro dipendente debba inviare una mail (es. ordine
materiale, invio materiale ai tipografi, richiesta preventivi per gite ecc)
e per non gravare sul dipendente addetto alla posta, il DSGA ha fornito la
password della posta a tutto il personale. Questo ha anche il vantaggio, a
detta del DSGA, in caso di assenza dell'addetto alla posta, di poter
sostituire immediatamente il dipendente.

Io trovo questa gestione delle mail "pericolosa" perché un utente poco
esperto potrebbe cancellare le mail. Per precauzione ho un backup della
posta tramite degli alias, quindi non rischio di perdere nulla.

Voi come migliorereste la situazione?

Come gestite le mail nei vostri istituti?
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