cosa dice il Garante in tema di Agenzie e CV (era Re: [jobmarket] Re: [lavoro] Production Support Engineer - Red Hat UK)

[Kalos Bonasia]

Alle 10:41, mercoledì 14 settembre 2005, Marco Ermini ha scritto:
> Sa com´è?... Anche "alcuni di noi" odiano avere delle agenzie fra i
> piedi quando cercano lavoro, quindi la vera domanda è: chi è lei, che
> si presenta con un indirizzo gmail, senza nemmeno usare uno straccio
> di nome reale?


dal sito del Garante per la protezione dei dati personali

Il Garante, a seguito di un monitoraggio effettuato su alcuni annunci 
pubblicati su quotidiani e periodici, concernenti offerte di lavoro curate 
da societ�di ricerca e selezione di personale, ha constatato un'alta 
percentuale di violazioni delle disposizioni poste dalla legge 675/1996 in 
tema di informativa e di acquisizione del consenso. Pertanto, nell'indicare 
le modalit�per la concreta attuazione, sin dal momento di pubblicazione 
degli annunci, dei fondamentali principi di lealt�e correttezza nel 
trattamento dei dati personali indicati dagli aspiranti nei "curricula", il 
Garante ha segnalato alle societ�in questione ed agli organismi 
rappresentativi di settore la necessit�di conformare la raccolta ed il 
trattamento di detti dati alle disposizioni della legge 675/1996.

PROVVEDIMENTO DEL 10 gennaio 2002

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONAL

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodot� presidente, 
del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e 
del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, 
segretario generale;

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai 
sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Mauro Paissan;

PREMESSO:

1. Annunci di lavoro curati da societ�di selezione e ricerca di personale

Gi�in passato questa Autorit�ha indicato alcuni criteri per la corretta 
applicazione della legge n. 675/1996 in relazione al trattamento di dati 
personali raccolti tramite coupon o mediante la diversa tipologia di 
richiesta dei dati rappresentata da annunci ed offerte di lavoro pubblicati 
su quotidiani e periodici con i quali viene sollecitato l'invio di curricula 
(v. il provvedimento del 13 gennaio 2000, in Bollettino n. 11-12/2000, pag. 
39 e ss).

In tale circostanza il Garante ha riscontrato la mancanza delle necessarie 
idonee informative ai sensi dell'art. 10 della legge n. 675/1996 e ha 
conseguentemente accertato l'invalidit�del consenso al trattamento dei dati 
che si chiede di esprimere unitamente all'invio dei curricula (consenso che, 
secondo quanto precisato nel ricordato provvedimento, �peraltro superfluo 
ove i dati da inserire nel curriculum non abbiano natura sensibile o non 
siano comunicati a terzi).

Nel corso di un successivo monitoraggio effettuato su annunci pi recenti 
pubblicati su quotidiani e periodici, concernenti offerte di lavoro curate 
da societ�di ricerca e selezione del personale, si �per�nuovamente 
constatato che, in vari casi, �presente solo una sintetica richiesta ai 
candidati interessati di inviare i curricula e, contestualmente, di 
"autorizzare il trattamento dei dati personali ai sensi della legge n. 
675/1996", peraltro priva delle informazioni prescritte dal citato art. 10.

Oltre a quanto emerso dal menzionato monitoraggio, sono pervenute a questa 
Autorit�segnalazioni, anche telefoniche, con le quali �stata lamentata 
l'assenza negli annunci di idonee indicazioni sulle modalit�di trattamento 
dei dati contenuti nei curricula e circa i tempi della loro conservazione; 
sono state espresse preoccupazioni anche in ordine alla possibile 
divulgazione a terzi dei dati e al loro eventuale utilizzo per scopi 
ulteriori rispetto alla sola selezione del personale (ad esempio, per 
promuovere corsi di formazione a pagamento).

L'Ufficio del Garante ha pertanto effettuato nel novembre del 2001 
un'ulteriore verifica su un campione significativo di annunci pubblicati in 
alcuni quotidiani su iniziativa di societ�di selezione o di ricerca del 
personale, di societ�di lavoro temporaneo e di altri soggetti intermediari 
che offrono analoghi servizi.

2. Esiti della verifica in relazione all'informativa

Sulla base della verifica sopra menzionata sono stati individuati circa 
trenta casi per i quali, contestualmente al presente provvedimento, vengono 
avviati i procedimenti per applicare la sanzione amministrativa pecuniaria 
prevista per la violazione degli obblighi in tema di informativa (art. 39, 
comma 2, legge n. 675).

Gli annunci per i quali �in corso la contestazione della violazione non 
recano un'idonea informativa e contengono solo un invito nei confronti dei 
candidati interessati a rilasciare, nel curriculum o nei documenti che 
intendono inviare, un consenso al trattamento dei dati personali, peraltro 
impropriamente definito "autorizzazione ai sensi della legge n. 675/1996".

Dai medesimi annunci, o dal contesto in cui essi sono inseriti, 
l'interessato non pu�quindi ricavare, neanche indirettamente, le 
informazioni relative alle caratteristiche del trattamento dei dati che le 
societ�si accingono ad effettuare.

Le uniche, dettagliate informazioni contenute in alcuni annunci esaminati 
riguardano il recapito delle aziende che ne curano la pubblicazione, 
all'evidente fine di assicurare la ricezione dei curricula.

Se, in base a tali recapiti, pu�ritenersi talvolta desumibile l'identit�
del titolare del trattamento, mancano spesso, invece, idonee indicazioni su:

- modalit�del trattamento ed eventuali finalit�ulteriori;

- natura facoltativa del conferimento dei dati o di alcune informazioni, e 
conseguenze della loro mancata indicazione anche parziale;

- ambito di comunicazione o diffusione dei dati conferiti, con la 
specificazione almeno delle categorie dei destinatari (solo in alcuni avvisi 
figura una generica descrizione del tipo di societ�per conto delle quali 
viene svolta la selezione o la ricerca di personale);

- diritti di accesso ai dati, di aggiornamento, rettifica, cancellazione e 
di opposizione al loro successivo utilizzo per altri scopi;

- eventuale responsabile del trattamento e relativi dati identificativi.

In taluni casi, poi, manca finanche l'identit�del titolare del trattamento: 
si tratta delle ipotesi in cui viene fatto uso di modalit�volte a 
preservare l'anonimato dell'autore dell'annuncio il quale, di regola, si 
avvale di caselle postali cui inviare i curricula (anche in questo caso, 
sollecitando - e senza la prescritta informativa - l'invio di una 
"autorizzazione" che, come si �detto, va qualificata come "consenso") ed in 
relazione alle quali si rendono necessari ulteriori accertamenti, specie di 
carattere ispettivo, per individuare i diversi soggetti che utilizzano i 
dati, ai quali dovr�essere contestata anzitutto la violazione di cui agli 
artt. 10 e 39, comma 2, della legge n. 675 e, ove ne ricorrano i 
presupposti, di altre disposizioni rilevanti anche sul piano penale.

3. Vizi dell'informativa

Le prassi sopra evidenziate, con specifico riferimento ai profili 
dell'informativa da rendere agli interessati, non sono conformi alla legge 
n. 675/1996.

Come gi�affermato nel citato provvedimento in materia di coupon, la 
ricezione di un curriculum sollecitato tramite il ricorso ai menzionati 
annunci comporta una successiva raccolta di dati personali rispetto alla 
quale l'interessato deve essere previamente informato delle caratteristiche 
del trattamento di dati che lo riguarda (art. 10, l. n. 675/1996), a 
prescindere dalla circostanza che sia necessario raccogliere il suo consenso 
o che la selezione abbia un esito positivo.

L'art. 10 della legge n. 675/1996 mira, infatti, a rendere edotto 
l'interessato, prima che conferisca i dati, delle ragioni per le quali li 
fornisce, delle conseguenze del loro conferimento e della sorte, sotto vario 
profilo, delle informazioni personali comunicate, esprimendo ove necessario 
un consenso libero e informato (art. 11, comma 3, legge n. 675).

Pertanto, se il titolare del trattamento non fornisce la prescritta 
informativa al momento in cui richiede l'invio dei curricula, proprio in 
ragione della peculiare modalit�utilizzata (annuncio di lavoro pubblicato 
sui giornali), si trova nella condizione di non poter adempiere 
correttamente all'obbligo di informare gli interessati.

Ai fini dell'osservanza del citato art. 10, si rivelerebbe inutile, perch�
ormai tardiva, un'informativa successiva al conferimento dei dati gi�
effettuato, su invito del titolare, con l'invio dei curricula.

Nel rispetto dei principi di lealt�e di correttezza del trattamento, 
occorre quindi assicurare che i candidati siano informati gi�al momento 
della pubblicazione degli annunci in ordine alle principali caratteristiche 
del trattamento dei dati richiesti.

4. Informative inesatte o incomplete

Per pochi casi, tra quelli esaminati, non si rende invece necessario 
applicare sanzioni, in quanto negli annunci sono comunque presenti alcune 
notizie la cui incompletezza o imprecisione denota una difformit�dalla 
legge n. 675/1996 cui va posto pronto rimedio, ma non tale da implicare 
l'applicazione di una sanzione.

Per queste ipotesi, appare tuttavia necessario segnalare alle singole 
societ� ai sensi dell'art. 31, comma 1, lett. c), della legge n. 675, la 
necessit�di adottare le modifiche necessarie per conformare il trattamento 
dei dati alle disposizioni della legge e per assicurare il rispetto dei 
principi di lealt�e correttezza nel rapporto con gli interessati.

5. Informativa ai candidati interessati

Gli annunci di lavoro richiedono dunque una chiara informativa, che evidenzi 
l'insieme degli elementi necessari per un conferimento consapevole dei dati 
e, ove necessario, per l'acquisizione di un consenso informato e specifico.

L'informativa pu�essere fornita anche attraverso messaggi brevi e in stile 
colloquiale (omettendo superflue "assicurazioni" circa il rispetto della 
normativa sulla privacy), che permettano ai candidati interessati di 
comprendere i seguenti aspetti:

- l'identit�del/i titolare/i del trattamento dei dati riportati nei 
curricula e le finalit�e modalit�del medesimo trattamento, specificando se 
vi siano ulteriori finalit�oltre quelle connesse alla specifica ricerca di 
personale, o particolari modalit�di organizzazione, di raffronto o di 
elaborazione dei dati. Devono essere indicati altres�i tempi della 
conservazione (anche per permettere agli interessati di poter eventualmente 
aggiornare ed integrare i dati), i quali devono risultare brevi e 
proporzionati rispetto alle finalit�e modalit�del trattamento;

- l'eventualit�che i dati siano divulgati a terzi, individuati almeno per 
categorie;

- la circostanza che il conferimento dei dati �facoltativo e che la mancata 
indicazione di alcuni di essi pu�avere determinate conseguenze, invitando 
ad omettere dati non pertinenti in relazione all'offerta di lavoro e a 
manifestare per scritto il consenso al trattamento di dati sensibili (ad 
esempio, per quanto riguarda l'appartenenza a particolari categorie 
protette);

- una descrizione dei diritti riconosciuti al candidato interessato ai sensi 
dell'art. 13 della legge n. 675;

- i dati identificativi di almeno un responsabile del trattamento, ove 
questi sia designato (preferibilmente indicato nel soggetto preposto ai 
rapporti con gli interessati ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675).

6. Curricula inviati spontaneamente

Riguardo alla corretta esecuzione degli obblighi dell'informativa agli 
interessati, va inoltre osservato che risulta in parte diversa l'ipotesi dei 
curricula che i soggetti in cerca di occupazione inviano spontaneamente ad 
aziende senza rispondere ad annunci o ad avvisi.

In questa ipotesi, la raccolta dei dati conseguente alla ricezione del 
curriculum non avviene su iniziativa del titolare del trattamento, che, in 
questo caso, si trova nell'impossibilit�di fornire una previa informativa 
(anche se si limita ad effettuare unicamente alcune operazioni di 
trattamento come la sola consultazione delle informazioni riportate nel 
documento ricevuto e la loro semplice conservazione anche temporanea), n�
pu�acquisire in anticipo il consenso eventualmente necessario alla luce 
dell'inclusione nel curriculum di alcuni dati sensibili (come, ad esempio, 
l'appartenenza a particolari categorie protette).

Questa ed altre difficolt�nella corretta esecuzione degli adempimenti 
previsti dalla legge sono state gi�prese in considerazione dal Garante 
nell'ambito di un parere rilasciato ad una societ�di lavoro temporaneo in 
cui sono state fornite alcune prime indicazioni in materia (v. il 
provvedimento del 28 dicembre 1998, pubblicato sul Bollettino n. 6/1998, 
pag. 119 e ss.).

Per i casi in cui l'interessato provvede all'invio del curriculum di propria 
iniziativa, il problema potr�essere risolto anche attraverso le specifiche 
disposizioni del codice di deontologia relativo al trattamento dei dati 
necessari per finalit�previdenziali o per la gestione del rapporto di 
lavoro, il quale dovr�definire "anche specifiche modalit�per l'informativa 
all'interessato e per l'eventuale prestazione del consenso relativamente 
alla pubblicazione di annunci per finalit�di occupazione e alla ricezione 
di curricula contenenti dati personali anche sensibili" (art. 20, comma 2, 
lett. b), del decreto legislativo recante modificazioni ed integrazioni alla 
legge n. 675/1996, approvato dal Consiglio dei Ministri il 21 dicembre 
scorso ed in fase di pubblicazione nella G.U.).

In questa prospettiva, sempre in riferimento al caso dell'invio spontaneo di 
curricula e in vista di una sollecita predisposizione delle citate 
disposizioni deontologiche, il Garante invita gli operatori interessati ad 
adempiere comunque, senza ritardo, agli obblighi dell'informativa - e di 
richiesta dell'eventuale consenso - in caso di successivo trattamento dei 
dati contenuti nei curricula ricevuti.

7. Raccolta dei consensi

In relazione alle richieste ai candidati interessati di trasmettere, con il 
curriculum, anche l'"autorizzazione" per il trattamento dei dati personali, 
si �gi�potuto rilevare che tale forma di acquisizione preventiva del 
consenso, peraltro generico, �spesso slegata da una idonea informativa.

Le "autorizzazioni" rilasciate con le descritte modalit�non risultano 
quindi valide in quanto difettano dei requisiti stabiliti dalla legge n. 
675/1996 (art. 11, comma 3), rendendo cos�illecito il trattamento dei dati, 
quando sia richiesto il consenso.

Va peraltro ribadito che non �necessario sollecitare una manifestazione di 
consenso riguardo al trattamento di dati personali non sensibili. Le societ�
che curano la selezione del personale possono infatti applicare il 
presupposto equipollente al consenso previsto per il trattamento "necessario 
per l'esecuzione di obblighi derivanti da un contratto del quale �parte 
l'interessato o per l'esecuzione di misure precontrattuali attivate adottate 
su richiesta di quest'ultimo" (art. 12, comma 1, lett. b), della legge n. 
675/1996, come modificato dall'art. 5, comma 1, del menzionato d.lg. in fase 
di pubblicazione).

Anche per la comunicazione dei dati a talune altre aziende interessate ad 
instaurare un rapporto di lavoro - menzionate nell'informativa almeno per 
categorie - non �necessario richiedere il consenso degli interessati, 
potendosi applicare l'ipotesi poc'anzi citata (introdotta dall'art. 7, comma 
1, del d.lg. cit., che entrer�in vigore dal 1 febbraio 2002).

In caso di una ricerca di personale suscettibile di interessare altre 
aziende per successive selezioni, va peraltro tenuto conto dell'eventuale 
volont�contraria dell'interessato, cui andrebbe dato spazio con un'apposita 
avvertenza nello schema di informativa utilizzato.

In sostanza, il consenso �necessario solo per il trattamento delle 
informazioni di natura sensibile eventualmente contenute nei curricula o nei 
documenti inviati dagli interessati (v. l'art. 22 della legge n. 675/1996, 
nonch�le autorizzazioni generali nn. 1 e 5, capo IV, del 2000, di cui �
stato disposto con provvedimento del 31 dicembre 2001 un breve differimento 
dell'efficacia in vista del rilascio delle nuove autorizzazioni per il 
2002).

Va al tempo stesso ricordato che le suesposte modalit�di sollecitazione del 
consenso legittimano il trattamento dei dati e la loro comunicazione ad 
aziende clienti sempre e comunque per le sole finalit�riguardanti la 
possibile instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione 
professionale.

8. Formule-tipo per l'informativa e la richiesta di consenso

La necessit�di rendere preventivamente un'idonea informativa gi�
nell'annuncio di lavoro appare compatibile con le esigenze di funzionalit�e 
di speditezza delle selezioni o delle ricerche di personale, anche per ci�
che attiene ai costi derivanti da attivit�informative e contatti intrapresi 
caso per caso per corrispondenza o per telefono.

E' peraltro possibile evitare l'inserimento dell'intera informativa 
direttamente nell'annuncio, per motivi di spazio, rendendo per�agevolmente 
disponibili agli interessati, prima del conferimento dei dati, informazioni 
pi dettagliate su un indirizzo web indicato nell'annuncio o mediante altre 
idonee modalit�alternative (quale ad esempio un messaggio telefonico 
preregistrato).

Questa Autorit�ritiene comunque utile suggerire un possibile schema di 
informativa - riproducibile anche in parte nell'annuncio, a seconda dello 
spazio disponibile e della complessa utilizzazione dei dati -, di seguito 
indicato a titolo meramente esemplificativo:

"Nel curriculum vanno indicati i dati necessari a valutare il profilo del 
candidato. Saranno utilizzati con modalit�strettamente riferite a questa 
selezione di personale. Potranno essere comunicati all'azienda ns. cliente 
(o ad altre societ�nel/i settore/i . e/o che ne facciano richiesta per 
valutare un'eventuale assunzione .). In caso di esito negativo saranno 
cancellati dopo .. E' possibile rivolgersi al servizio ... per verificare i 
propri dati e farli integrare, aggiornare o rettificare e/o per esercitare 
gli altri diritti previsti dall'art. 13 della legge 675/1996.".

Si potrebbero poi inserire altre formule-tipo eventualmente necessarie del 
tipo:

"Si prega di non indicare dati sensibili (relativi, in particolare, a 
salute, convinzioni religiose e opinioni politiche)".

"Eventuali dati sensibili indicati (relativi, in particolare, a salute, 
convinzioni religiose e opinioni politiche) saranno immediatamente 
cancellati in mancanza di una dichiarazione scritta di consenso 
dell'interessato al loro trattamento da parte della nostra societ�(e 
dell'azienda nostra cliente)".

Oltre alle indicazioni fornite con il presente provvedimento, il Garante 
ritiene infine opportuno avviare forme di collaborazione con i vari enti, 
organismi ed associazioni del settore, per individuare soluzioni operative 
che favoriscano un pi ampio rispetto della legge n. 675/1996 e una 
omogeneit�dei comportamenti degli operatori coinvolti, anche in vista del 
citato codice di deontologia.

CIO' PREMESSO, IL GARANTE:

1) segnala alle societ�titolari di cui all'elenco in atti redatto 
dall'Ufficio, ai sensi dell'art. 31, comma 1, lett. c), della legge n. 
675/1996, la necessit�di conformare la raccolta ed il successivo 
trattamento dei dati personali ai principi affermati nella legge n. 675/1996 
e richiamati nel presente provvedimento;

2) dispone che copia del presente provvedimento sia trasmessa per conoscenza 
agli organismi pubblici e privati rappresentativi dei settori interessati.

Roma, 10 gennaio 2002


-- 
Calogero Bonasia
http://www.linuxteam.it
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